MICI abre uma nova posição de Assistente de Fase de Consulta

O MICI está procurando contratar um Assistente de Caso para apoiar o trabalho da Fase de Consulta, realizando trabalhos que requerem uma combinação de apoio administrativo e tarefas operacionais. Os candidatos devem se candidatar antes do dia 27 de março. 
 

O que você vai fazer: 

• As tarefas incluem uma variedade de tarefas administrativas que requerem um entendimento do trabalho e das funções do Mecanismo, bem como um conhecimento profundo das políticas e procedimentos internos aplicáveis.  Alguns dos trabalhos realizados também podem exigir conhecimento de processos e procedimentos administrativos específicos em outras áreas do Banco, tais como aqueles relacionados a viagens, compras, orçamento, gerenciamento de registros, etc.  Algumas tarefas envolvem interpretação e consolidação de dados e informações, bem como a consideração de procedimentos e métodos de trabalho alternativos. 

• Dar apoio à equipe da Fase de Consulta, gerenciando a agenda, telefonemas e acompanhamento de assuntos urgentes. 

• Auxiliar na recepção de novas solicitações, classificação, registro e arquivamento, durante o processo de Registro e Elegibilidade. 

• Fornecer apoio administrativo e logístico no planejamento, coordenação e execução de reuniões e eventos, e coordenar a agenda de eventos complexos. Isto inclui assistência aos membros da equipe na reserva de salas de conferência, agendamento de videoconferências e teleconferências, entre outras atividades relacionadas. 

• Reunir e consolidar documentação para casos, reuniões, missões, apresentações e relatórios de forma oportuna e eficiente. 

• Preparar e/ou editar tabelas básicas em PowerPoint e resumos em Excel. 

• Imprimir, digitalizar e arquivar documentos para os membros da equipe, conforme necessário, e auxiliar os membros da equipe na formatação de documentos em apresentações de Word, Excel e PowerPoint. 

• Revisar documentos a serem submetidos ao Diretor do MICI para aprovação para garantir sua exatidão e completude, bem como sua conformidade com as diretrizes relevantes. Conforme solicitado, revisar e editar os documentos produzidos pelo pessoal da Fase de Consulta.  

• Acompanhar os prazos para a conclusão das tarefas, pois eles se referem a Consultores de curto prazo que trabalham em assuntos relacionados à Fase de Consulta. 

• Coordenar os preparativos de viagem e processar autorizações de viagem e pedidos de reembolso de despesas para a Fase. Manter registros das viagens de negócios da Fase e da participação em conferências e cursos de treinamento. 

• Acompanhar o pessoal designado para a Fase de Consulta em relação a relatórios de tempo e presença, planos de férias e outros assuntos administrativos, conforme necessário. 

• Auxiliar na criação de passagens para resolver questões técnicas relacionadas com os sistemas implementados. 

• Auxiliar nas tarefas de gerenciamento de casos relevantes para seu papel administrativo; particularmente assegurando que a documentação dos casos seja arquivada de acordo com os procedimentos internos da MICI e atualizando regularmente o sistema de gerenciamento de casos. 

•  Coordenar com outras áreas do MICI para resolver questões administrativas e operacionais do dia-a-dia. 

• Participar de grupos de trabalho relacionados ao funcionamento do Escritório, incluindo a implementação de novo software, mudanças no sistema, gerenciamento de casos, etc. 

• Ocasionalmente, o Diretor do MICI poderá solicitar apoio de outras áreas do MICI, quando necessário. 
   

Do que você precisa: 

• Educação: Estudos técnicos ou grau de associado. Estudos em Economia, Administração de Empresas ou campos afins são preferíveis.  

• Experiência: Um mínimo de dois anos de experiência relevante. 

• Idiomas: fluência em espanhol e inglês. Português desejável.
   

Competências básicas e técnicas:  

• Proficiência no Microsoft Office: software de processamento de texto, planilha eletrônica, PowerPoint e programas de banco de dados. O conhecimento do SharePoint, SAP e Salesforce seria uma vantagem. 
  
  Competências: O candidato deve ser capaz de:

• Lidar com uma ampla gama de tarefas e trabalhar sob supervisão limitada. 

• Experiência na coleta, análise, sintetização e comunicação de informações complexas, bem como na produção de resumos significativos de informações em relatórios e outras informações. 

• Capacidade de trabalhar com informações confidenciais. 

• Extremamente bem organizado e capaz de lidar com os desafios administrativos de trabalhar em um pequeno escritório com pessoas e programas diversos. 

• Interagir com o pessoal (em todos os níveis) em um ambiente acelerado, às vezes sob pressão, sendo flexível, proativo, engenhoso e eficiente. 

• Comunicar efetivamente e responder às solicitações com rapidez e recursos para prestar um serviço de alta qualidade. 

• Capacidade de se comportar profissionalmente ao interagir com as partes interessadas e colegas, respondendo às solicitações prontamente e com recursos para prestar um serviço de alta qualidade. 

• Conhecimento das instituições financeiras internacionais e dos mecanismos de prestação de contas.  

• Proficiência em tecnologia e a capacidade de aprender rapidamente a usar software de escritório de forma eficaz. Capacidade de antecipar e atender às necessidades dos clientes internos e externos e dos colegas. 
   

Tipo e duração do contrato:

• Tipo de contrato: Consultor Internacional em Tempo Completo 

• Duração do contrato: 19 meses