Comment déposer une requête

Une requête est une communication adressée au MICI par les requérants ou leur représentant, dans laquelle ils allèguent avoir subi ou risquer de subir un préjudice résultant du non-respect par le Groupe d'une ou de plusieurs de ses Politiques opérationnelles pertinentes dans le cadre d'une opération financée par le Groupe BID.

NOTRE CHAMP D'ACTION

Le MICI est chargé de répondre et d'enquêter suite aux requêtes de groupes d'au moins deux personnes estimant être négativement affectées par des projets financés par le Groupe de la BID en raison d'un éventuel manquement aux politiques opérationnelles sous qui se régit la conception, la mise en œuvre et le suivi de ces projets. Le MICI est une instance dont les personnes concernées peuvent contacter pour résoudre ses problèmes avec la Direction de la Banque (bureau de représentation et/ou les responsables sur le Groupe de la BID du projet en question) si leurs efforts n’obtiennent pas de résultats positifs dans un délai raisonnable.

Le champ d'action du MICI couvre toutes les Opérations financées par la BID, le FOMIN ou la BID Invest, dès leur date d'approbation et jusqu'à 24 mois après le dernier décaissement.

Cela inclut les opérations et projets du secteur public ou privé ayant été validés pour un financement total ou partiel, n'importe quelle institution du Groupe de la BID, ou de n'importe quel fonds administré par ce Groupe (tels que des prêts, des coopérations techniques, un financement non-remboursable ou des garanties).

Le mandat du MICI exclut les éléments suivants:

  • Affaires relevant de la compétence d'autres bureaux du Groupe BID:

Actions spécifiquement liées à des salariés du Groupe BID: Bureau d'Éthique

Pratiques illégales et corruption: Bureau de l'Intégrité institutionnelle

Opérations d'achat ou d'emploi: Bureau des Achats de la BID et de la BID Invest

  • Affaires administratives ou financières du Groupe BID
  • Requêtes anonymes ou visiblement infondées
  • Affaires déjà étudiées par le MICI, sauf en cas de nouvelles preuves ou de circonstances qui n'existaient pas lorsque la requête initiale a été présentée
  • Affaires spécifiquement liées à une requête faisant l'objet de procédures arbitrales ou judiciaires dans un pays membre du Groupe BID
  • Requêtes liées à des opérations qui n'ont pas encore été approuvées
  • Requêtes présentées plus de 24 mois après le dernier décaissement pour l'opération correspondante

En cas de doute concernant ces informations, veuillez consulter la rubrique nous contacter

QUI PEUT SOUMETTRE UNE REQUÊTE?

Le MICI reçoit les requêtes présentées par au moins deux personnes résidant dans le pays de réalisation d'une opération financée par la BID, le FOMIN ou la BID Invest, qui estiment être négativement affectées par cette opération ou risquer de l'être à l'avenir. Ces personnes sont désignées par le terme « réclamants » ou « requérants ».

► Au moment de soumettre une requête, il faut obligatoirement indiquer les noms complets et les coordonnées de contact de chacun des requérants.

Si les requérants le décident, ils peuvent désigner un représentant, qui se chargera de soumettre la requête au MICI en leur nom. Dans ce cas de figure, la requête devra inclure les éléments suivants:

► Nom et coordonnes de contact de chacun des requérants qu'il représente.

► Preuve écrite de son habilitation à représenter les requérants.

Le représentant n'est pas tenu de vivre dans le pays de réalisation de l'opération financée par l'institution du Groupe BID.

 

Requêtes anonymes

Le MICI n'accepte aucune requête anonyme. Néanmoins, il pourra garder confidentielle l'identité des requérants, si ces derniers le demandent par crainte de représailles.

►Si vous souhaitez que votre identité reste confidentielle, nous vous conseillons de l'indiquer dans votre requête.

Pour télécharger la liste des éléments obligatoires, veuillez cliquer ici. En cas de doute concernant les informations précédentes, veuillez consulter la rubrique nous contacter.

QUELLES INFORMATIONS UNE REQUÊTE DOIT-ELLE CONTENIR?

Il n'est pas nécessaire de suivre un format spécifique, et une requête peut être soumise dans n'importe quelle langue de la Région. En termes de contenu, une requête doit obligatoirement contenir les informations suivantes:

I. Concernant les requérants

Les réclamants ou requérants sont les personnes directement affectées (ou qui prévoient d'être affectées) par le projet.

  • Le nom et l'adresse de chaque personne qui estime être négativement affectée par l'opération financée par l'institution du Groupe BID (une requête doit obligatoirement être présentée par au moins 2 personnes).
  • Coordonnées où le MICI pourra contacter les requérants: numéro de téléphone (fixe ou mobile); adresse électronique; adresse postale des requérants.

II. Confidentialité

Le MICI peut garder confidentielle l'identité des requérants si ces derniers le lui demandent, par crainte de représailles. Dans ce cas de figure, ils pourront indiquer dans leur requête:

  • qu'ils demandent un traitement confidentiel de leurs noms, adresses et/ou coordonnées de contact,
  • les raisons pour lesquelles ils sollicitent ce traitement confidentiel,
  • les informations complémentaires qu'ils estiment utiles pour le traitement confidentiel de leur requête.

III. Concernant le représentant

S'ils le souhaitent, les requérants peuvent soumettre leur requête par l'intermédiaire d'un représentant. C'est ce dernier qui sera alors l'interlocuteur du MICI. Néanmoins, dans ce cas de figure, outre les informations obligatoires répertoriées au chapitre I, la requête devra préciser:

  • le nom du représentant
  • les coordonnées de contact pour les communications avec le MICI
  • un document, dûment signé par les requérants, qui autorise le représentant à agir en leur nom auprès du MICI.

IV. Concernant l'opération / le projet

Le MICI traite uniquement les requêtes liées à des opérations financées par une institution du Groupe BID. Sa réponse sera d'autant plus rapide si les requérants peuvent communiquer toutes les informations dont ils disposent sur le projet en question:

  • Description de l'opération ou du projet susceptible de leur causer un préjudice. Et, s'ils connaissent ces informations: indication de l'institution du Groupe qui finance le projet ainsi que du nom et de la référence du projet,
  • Le pays et la ville où le projet est réalisé.

V. Concernant le préjudice

Le MICI traite les requêtes qui font état de préjudices que les requérants allèguent avoir subi ou être susceptibles de subir en raison d'un manquement aux Politiques opérationnelles pertinentes dans le cadre d'une opération financée par n'importe quelle institution du Groupe BID. Par conséquent, il est extrêmement utile que les requérants fournissent une description détaillée des éléments suivants:

  • Description détaillée du préjudice qu'ils ont subi/subissent ou qu'ils estiment étre susceptibles de subir à cause du projet,
  • Explication des raisons pour lesquelles ils estiment que la Banque est responsable de ce préjudice et, s'ils en ont connaissance, désignation de la ou des politique(s) opérationnelle(s) dont ils allèguent l’infraction.

Pour consulter les politiques opérationnelles de chaque institution, cliquez sur la rubrique Politiques opérationnelles, accessible depuis les encadrés de droite.

VI. Contacts avec la direction de la BID ou de la BID Invest

Le MICI est une instance de dernier recours, qu'il est possible de solliciter après avoir épuisé tous les recours auprès d'autres instances. Cela signifie qu'avant de contacter le MICI, les requérants doivent s'être efforcés de contacter la direction de la Banque ou de la BID Invest (c'est-à-dire les fonctionnaires directement responsables de la conception du projet, au sein de l'institution et/ou du bureau de représentation du Groupe BID dans le pays concerné) pour l'informer du problème, en vue de chercher à le résoudre. Pour prouver la réalisation de ces démarches, la requête doit obligatoirement inclure:

  • Une description détaillée des efforts réalisés pour contacter la Direction et, le cas échéant, une copie des communications envoyées et des réponses obtenues.
  • Si les requérants ont besoin d'informations pour contacter la Direction, le MICI pourra les aider.

VII. Concernant l'intervention du MICI

Les requérants peuvent solliciter l'application d'un seul processus ou des deux processus que le MICI met en œuvre (Phase de Consultation et Phase de Vérification de la Conformité), en fonction des objectifs qu'ils poursuivent. Cette décision doit être notifiée au moment de soumettre la requête.

Les requérants ont donc le choix entre les trois options suivantes:

  • Phase de Consultation
  • Phase de Vérification de la Conformité
  • Phase de Consultation et Phase de Vérification de la Conformité.

En cas de doute et pour pouvoir prendre leur décision, les requérants peuvent intégrer à leur requête une demande d'informations additionnelles concernant le champ d'application de chaque phase. À titre indicatif, nous mettons à votre disposition un modèle de lettre-requête.

En cas de doute concernant ces informations, veuillez consulter la rubrique nous contacter.

COMMENT ENVOYER UNE REQUÊTE?

Les requêtes doivent être adressées au directeur/à la directrice du Mécanisme Indépendant de Consultation et d’Investigation et envoyées par écrit par l'un des moyens suivants:

  • par courrier électronique: mecanismo@iadb.org
  • par télécopie: +1 (202) 312.4057
  • par courrier postal: Independent Consultation and Investigation Mechanism
    1300 New York Av., NW Washington, D.C. 20577, Estados Unidos Estados Unidos

Les requêtes peuvent également être envoyées par courrier postal à n'importe quel bureau de représentation de la Banque dans la Région. Représentations de la BID

Les requêtes peuvent être rédigées dans n'importe quelle langue. Les langues officielles du Groupe BID sont l'espagnol, le français, l'anglais et le portugais. Si une requête est formulée dans une autre langue, le temps de traitement sera majoré du fait des travaux de traduction correspondants et dépassera le temps de traitement indiqué dans la Politique.

En cas de doute concernant ces informations, veuillez consulter la rubrique nous contacter.

QUEL EST LE PROCESSUS SUIVI PAR UNE REQUÊTE?

Ce chapitre résume les différentes étapes suivies par le MICI après réception d'une requête. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la Politique du MICI-BID, la Politique MICI-BID Invest ou contacter leur personnel respectif.

♦ Étape 1: Réception de la requête

Les requérants ou leur représentant envoient la requête au Directeur du MICI par courrier électronique, courrier postal ou télécopie.

♦ Étape 2: Enregistrement de la requête

Dans les 5 jours ouvrables suivant sa réception, le directeur du MICI  examine la requête et entreprend l'une des actions suivantes: 

  • Il contacte les requérants et leur donne un délai de 10 jours ouvrables pour fournir les éventuelles informations manquantes.

Si la requête ne contient pas tous les éléments nécessaires, le directeur demande aux requérants de compléter leur requête dans un délai de 10 jours ouvrables. Si les requérants ne parviennent pas à fournir les informations manquantes dans ce délai, le processus est considéré comme clos. Les requérants pourront néanmoins présenter une nouvelle requête dès qu'ils auront réuni toutes les informations manquantes. 

  • Il n'enregistre pas la requête et clôt le processus.

Le Directeur prend cette décision si, après analyse préliminaire, la requête est clairement liée à l'un des thèmes exclus du champ d'action du MICI. 

  • Il enregistre la requête et déclenche l'étape de détermination de la recevabilité.

Cette étape est réalisée si la requête intègre toutes les informations nécessaires, qu'elle relève du mandat du MICI et qu'elle n'est pas clairement liée à l'un des thèmes exclus du champ d'action du MICI.

Quelle que soit la décision prise, le MICI en informe les requérants, la Direction, le Conseil d'administration ainsi que le public général par inscription au Registre public.

♦ Étape 3: Recevabilité de la requête

Au moment d'enregistrer la requête, le Directeur du MICI l'envoie à la Direction pour que cette dernière, dans un délai maximal de 21 jours ouvrables, réponde par écrit au MICI au sujet des éléments évoqués dans la requête.

Après avoir reçu la réponse de la Direction et dans un délai maximal de 21 jours ouvrables, le Directeur du MICI analyse la requête et toute la documentation pertinente et, en fonction des critères de recevabilité définis dans la politique du MICI, il détermine si la requête peut donner lieu au déclenchement d'un processus MICI.

Pour son analyse, le Directeur est assisté des Coordinateurs de la Phase de Consultation et de la Phase de Vérification.

S'il l'estime utile, le personnel du MICI peut effectuer une visite du site de réalisation du projet avant de se prononcer sur la recevabilité de la requête.

  • Si la requête est déclarée irrecevable, le processus est clos.
  • Si la requête est déclarée recevable, le Directeur du MICI communique le dossier au Coordinateur de la phase dont les requérants ont sollicité l'application dans leur requête.

Pour les requêtes recevables

Le processus se poursuivra avec la Phase de Consultation si les requérants ont sollicité l'application des deux phases ou uniquement l'application de la Phase de Consultation.

Si les requérants ont uniquement demandé d'appliquer la Phase de Vérification de la Conformité, le processus passera directement à la Phase de Vérification de la Conformité, sans obligation de passer par la Phase de Consultation.

  • Phase de Consultation

Le Coordinateur de la Phase de Consultation est chargé de mener le processus de consultation. La Phase de Consultation permet d'aborder les préoccupations soulevées dans la requête et de parvenir à un accord entre les parties prenantes au moyen d'un processus de dialogue et par l'utilisation de méthodes de résolution des conflits consensuelles et flexibles.

  • Phase de vérification de la conformité

Le Coordinateur de la Phase de Vérification de la Conformitéest chargé de mener le processus de vérification de la conformité. La Phase de Vérification de la Conformité consiste à réaliser une enquête impartiale et objective sur les questions soulevées dans la requête afin de déterminer si l'institution du Groupe BID a effectivement enfreint ses Politiques opérationnelles pertinentes, et si cela a causé un préjudice aux requérants.

Le diagramme proposé illustre les différentes étapes du processus MICI, depuis la réception de la requête jusqu'à la clôture du dossier.