Para Adán Campos Fallas, un fiscal en San Ramón, Costa Rica, esta pregunta era una constante irritación. En el pasado, a medida que los documentos de un caso legal circulaban por los edificios donde se encuentran los tribunales, muchos expedientes caían en una especie de limbo burocrático. Todos los días, Campos y sus colegas perdían valiosas horas llamando a secretarias y funcionarios, rebuscando entre cajas de archivos o recorriendo los pasillos en busca de papeles extraviados.

El fiscal Campos: “Ahora nunca se nos pierde un documento.”

Todo esto era parte de un sistema judicial que muchos costarricenses consideran complicado, ineficiente y, sobre todo, lento.

“Déjeme mostrarle cómo trabajamos ahora”, Campos le dijo a unos visitantes a fines del 2003. Sentado ante su nueva computadora, tecleó un número y accedió de inmediato a un registro electrónico de casos. El sistema le indicó el lugar exacto dónde se encontraba el archivo impreso y le ofreció una cronología completa de procedimientos legales pertinentes, así como enlaces a una serie de documentos archivados en la base de datos.

Campos explicó que a cada expediente se le asigna un número único que el sistema imprime como código de barras en todo documento relacionado con el caso. “Cuando llega un expediente a un despacho, el funcionario lo registra con un lector de barras y, al instante, cualquiera que acceda al sistema puede obtener información actualizada”, dijo Campos. “Ahora nunca se nos pierde un documento”.

Campos describe las virtudes del nuevo sistema —parte de un programa de modernización administrativa financiado por el BID— con entusiasmo misionero. “Supongamos que necesito preparar un escrito”, explicó. “Antes usaba una máquina de escribir para redactarlo desde cero. Hoy accedo desde mi computadora a un documento anterior y le hago las modificaciones necesarias para cada caso nuevo”.

Anteriormente, si quería consultar la jurisprudencia pertinente para instruir un caso, Campos típicamente tenía que desplazarse a una biblioteca legal de la capital. Ahora utiliza Internet para acceder el Sistema Costarricense de Información Jurídica, una base de datos que contiene sentencias, jurisprudencia en todas las materias, y el texto completo de cada una de las leyes aprobadas en Costa Rica desde su independencia en 1824.

“¡Mire!”, advirtió Campos. “Puedo incluso copiar directamente porciones de una sentencia relevante a mi caso”.

El ciudadano como cliente. Campos sostiene que los nuevos sistemas informáticos han aumentado su productividad como fiscal y le han convertido en un defensor más efectivo de las víctimas de crímenes.

Pero vale preguntar, ¿dichos sistemas han hecho que la justicia sea más rápida y conveniente para la mayoría de costarricenses?

Todavía no. Tan sólo un 40 por ciento de los tribunales de Costa Rica ha adoptado los nuevos sistemas. El resto todavía utiliza los sistemas antiguos, basados en papeleo tradicional. Pero para fines del año 2005, Costa Rica se propone completar la instalación de computadoras, sistemas informáticos y conexiones de Internet en todos sus tribunales, dentro de uno de los proyectos más ambiciosos de modernización de la administración judicial que se haya intentado en América Latina o el Caribe.

De resultar exitoso el proyecto, Costa Rica podría convertirse en un modelo para quienes proponen que las reformas a los procesos administrativos pueden mejorar la calidad de la justicia. Si fracasa, podría provocar la ira de contribuyentes, políticos y profesionales de la justicia que prefieren otro tipo de enfoque para reformar el sector.

El resultado debería interesar a los gobiernos de América Latina porque Costa Rica, como muchos de sus países vecinos, ha tratado durante años de reformar su sistema judicial. Desde comienzos de los años ochenta, juristas y gobernantes costarricenses han propuesto cambios legales y procesales para que los tribunales sean más accesibles, imparciales y eficientes. Se han modificado los procesos penales y se están reorganizado las responsabilidades para investigar crímenes, nombrar jueces, administrar las prisiones y muchas otras funciones. Prácticamente todas estas reformas requieren negociaciones complicadas entre grupos como abogados, jueces y la policía. No es sorprendente que los cambios se estén efectuando de una manera gradual, tan gradual que muchos ciudadanos ni siquiera se han enterado.

Con el fin de asegurar que la parte de la reforma que atañe al “servicio al cliente” sea tan visible como la legal y procesal, Costa Rica obtuvo en 1995 un crédito de 11 millones de dólares del BID para el programa de modernización administrativa. El objetivo era agilizar la justicia y hacerla más transparente y conveniente para el ciudadano, a corto plazo.

Cómo no hacerlo. En general, los expertos en reformas administrativas recomiendan que las iniciativas comiencen como proyectos piloto a pequeña escala. Los funcionarios de Costa Rica optaron por una iniciativa más ambiciosa: lanzaron el proyecto en el Segundo Circuito Judicial de San José, que en aquel momento incluía 19 tribunales a cargo de un 20 por ciento de los casos de todo el país.

En el Segundo Circuito se daban todos los típicos problemas administrativos. Los tribunales estaban ubicados en una variopinta colección de edificios deteriorados y superpoblados (incluyendo algunas residencias remodeladas) y repartidos por diversos barrios. Trámites administrativos que podían haberse centralizado sin problema se ejecutaban de manera diferente en cada uno de los despachos, con errores y duplicaciones predecibles.

El Poder Jucial contrató a una consultoría especializada para que analizara los procedimientos administrativos y sugiriera fórmulas para centralizar y reorganizar los tribunales del Segundo Circuito. La consultora eliminó algunos puestos de supervisión, creó otros, y contrató a otra empresa para la creación de un sistema informático específico para la administración de casos que lograra automatizar los nuevos procedimientos. Por último, el gobierno adquirió una torre de oficinas en el centro de San José, lo equipó con redes de informática y computadoras y trasladó los 19 tribunales —750 funcionarios, entre ellos 200 jueces— al nuevo local.

El resultado de todo esto fue, inicialmente, el caos. Los sistemas de administración e informática no habían sido probados adecuadamente y los servidores de datos colapsaban con frecuencia. Tampoco se había capacitado debidamente a los funcionarios, por lo que muchos de ellos se negaron a utilizar el sistema. Además, miles de archivos se extraviaron durante el traslado.

Más alarmante todavía resultó la abierta oposición a la reorganización expresada por la mayoría de los jueces y administradores trasladados. Muchos de ellos no estaban conformes con sus nuevas responsabilidades o sus nuevos compañeros de trabajo. Otros simplemente preferían el familiar papeleo de los antiguos procedimientos. Casi todos sintieron que no se les había consultado en el proceso de reorganización. En consecuencia el programa de modernización adquirió una reputación negativa dentro del sector judicial que duró años.

Una estrategia mejor. “Aprendimos lecciones muy duras”, dijo Sonia Navarro, directora de la agencia ejecutora a cargo del programa de modernización. Tomó meses enderezar los problemas de computadoras y sistemas, y mucho más tiempo capacitar debidamente al personal. Sólo poco a poco los jueces y administradores se fueron convenciendo de que los nuevos sistemas de gerencia de casos facilitan el trabajo, y aún hay algunos que se resisten a utilizarlos debidamente.

A pesar de estos contratiempos, las instalaciones de Goicoechea (nombre del barrio donde está situado el complejo del Segundo Circuito) han alcanzado muchos de los objetivos del programa de modernización. Cada día, unas 2.500 personas son atendidas en sus tribunales. Un flujo continuo de abogados y ciudadanos desfila por el vestíbulo para depositar documentos en un área centralizada de recepción y para consultar, por medio de las computadoras allí disponibles, la situación de sus casos. Dentro, cientos de funcionarios jóvenes al frente de sus computadoras utilizan lectores de códigos de barras y teclados para actualizar y procesar los expedientes de cada caso. Los tribunales, situados en los pisos superiores del edificio, son limpios, cómodos y están equipadas con sistemas de teleconferencia para facilitar el testimonio de testigos en otras ciudades.

Un funcionario utiliza un lector de códigos de barras para actualizar un expediente.

Aunque es difícil medir hasta qué punto los nuevos sistemas de gestión de casos han mejorado la eficiencia, los testimonios de muchos usuarios son positivos. “Cuando vine aquí habíamos acumulado una mora de seis meses en el sistema”, confiesa el juez Henry Mora Arce, al frente de un tribunal civil en Goicoechea. “Hoy tan sólo llevamos un retraso de ocho días. Antes podía llevar cinco días notificar una sentencia. Hoy se tarda 15 minutos”.

Según Navarro, el impacto y uso de los nuevos sistemas depende en gran parte de la actitud de sus usuarios. Quienes están convencidos de sus beneficios tienden a adoptar la nueva tecnología y a utilizarla para acelerar los procesos y garantizar mejor servicio. Cuando el Poder Judicial comenzó a extender el programa de modernización más allá de Goicoechea, se hizo un esfuerzo por mejorar el “manejo del cambio”, es decir la estrategia de consulta, capacitación y preparación anticipada del personal judicial de las nuevas localidades.

Los frutos del nuevo enfoque son obvios en el tribunal del circuito de San Ramón, descrito al comienzo de este artículo. En este caso, el proceso de instalación no tuvo contratiempos, e incluso los jueces con predisposición a rechazar el nuevo sistema se convencieron pronto de sus ventajas. (Vea artículo a la derecha, Una jueza escéptica se convierte en defensora).

Luis Paulino Mora Mora, presidente de la Corte Suprema de Costa Rica y uno de los principales impulsores del programa de modernización, opina que las reacciones negativas asociadas a la primera fase del programa hoy han sido reemplazados por sentimientos de envidia en los tribunales que aguardan su turno para la instalación del sistema. “¡Ahora nos llaman para darnos prisa!”, dijo.

Con el fin de cubrir el costo de la ampliación del sistema al resto del país, Costa Rica recibió un préstamo adicional de 22,4 millones de dólares del BID en 2002. Contando con los fondos de contrapartida provenientes del sistema judicial, Costa Rica habrá invertido casi 50 millones de dólares en este programa a su conclusión —una cantidad considerable para un país de su tamaño.

Para Mora, sin embargo, este es un precio menor en comparación con los profundos cambios que permitirá el programa de modernización. (Vea artículo adjunto, Un magistrado que se bajó del pedestal). “El proyecto nos ha dado una nueva cultura”, dijo. “La idea de estar preocupados con la calidad de nuestro trabajo, con la obtención de datos concretos y puntuales sobre cómo avanzamos o dejamos de avanzar en nuestro trabajo. Y esto a su vez nos ayuda a evaluar constantemente lo que hacemos y a tomar mejores decisiones sobre lo que debemos hacer para mejorar nuestros servicios”.

Vea enlaces a los artículos a la derecha para conocer más sobre la experiencia costarricense.

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