Se ruega a los Gobernadores y demás integrantes de las delegaciones gubernamentales, observadores e invitados especiales comunicar a la Secretaría, a más tardar el 24 de enero de 2003, su intención de asistir a la reunión, mediante la devolución del formulario de preinscripción provisto para este fin.

Será requisito indispensable haber enviado el formulario de preinscripción, dentro del plazo establecido, para completar el proceso de registro en el lugar de la reunión.

El formulario de preinscripción se puede llenar y enviar a través de la página web de la Reunión Anual utilizando el número de seguridad que aparece en la carta de invitación.

Al llegar a Milán, los Gobernadores y demás integrantes de las delegaciones gubernamentales, observadores e invitados especiales deberán inscribirse con el personal de la Secretaría instalado en el Hall de Entrada del Pabellón 17 de la Fiera de Milano, dentro del siguiente horario:

Miércoles 19 de marzo 9:00 a.m. a 6:30 p.m.
Jueves 20 de marzo 8:00 a.m. a 6:30 p.m.
Viernes 21 de marzo 8:00 a.m. a 6:30 p.m.
Sábado 22 de marzo 8:00 a.m. a 6:30 p.m.
Domingo 23 de marzo 8:00 a.m. a 6:30 p.m.
Lunes 24 de marzo 8:00 a.m. a 5:30 p.m.

En el momento de inscribirse, se solicitará a todos los participantes que presenten su pasaporte, a fin de entregarles la tarjeta de identificación que les permitirá ingresar a las salas de reuniones y recibir las invitaciones para los eventos sociales. Los ciudadanos italianos deberán presentar su cédula de identidad.

Como es habitual en este tipo de reuniones internacionales, la tarjeta de identificación llevará la fotografía del participante. Esta tarjeta debe lucirse visiblemente en todo momento y será requisito indispensable para el acceso tanto a las salas de reuniones y demás dependencias de trabajo, como a los actos sociales.

Para darle mayor agilidad al proceso de registro en Milán, se solicita a los participantes que envíen a la Secretaría una fotografía reciente, así como de sus acompañantes si fuere el caso, junto con el formulario de preinscripción.

Las personas que asistieron a la Reunión Anual en Fortaleza, Brasil no tienen necesidad de enviar su fotografía.